IT7.Web
Software für Rechnungen, Angebote, Lieferscheine, Aufträge, Honorarvereinbarungen, Zahlungspläne und ein digitales Kassenbuch — erfassen, erzeugen, per E-Mail versenden. Rechnungen als E-Rechnung im ZUGFeRD-Format.
Startseite mit Claude-Assistent, Geburtstags-Übersicht, Papierkorb-Symbol oben links und Kachelübersicht aller Belegarten und Stammdatenbereiche
IT7.Web ist eine schlanke Webanwendung für kleine und mittlere Unternehmen, die Rechnungen, Angebote, Lieferscheine und Auftragsbestätigungen an Privat- und Geschäftskunden stellen. Aus Kundendaten und Positionen entsteht auf Knopfdruck der passende Beleg — bei Rechnungen eine vollständige E-Rechnung nach dem ZUGFeRD-/Factur-X-Standard (Profil EN 16931) — als menschenlesbare PDF, als maschinenlesbare XML und als Hybrid-PDF mit eingebetteter XML. Jeder Beleg lässt sich direkt aus der Anwendung per E-Mail versenden. Für Architekten- und Planungsleistungen sowie Ratenzahlungen kommen zwei eigene Belegarten hinzu: Honorarvereinbarungen nach HOAI-Muster und Zahlungspläne mit einzelnen Zahlungsterminen — beide lassen sich Position für Position abrechnen und erzeugen auf Wunsch automatisch die passende Rechnung. Ein zentrales Leistungsverzeichnis hält wiederkehrende Artikel, Geräte-, Lohn- und Fremdleistungen mit eigener Preiskalkulation bereit und lässt sich direkt in die Positionen aller Belege übernehmen; Leistungsverzeichnisse von Ausschreibern lassen sich zudem per GAEB-Import übernehmen. Empfangene Lieferantenrechnungen lassen sich als Eingangsrechnungen erfassen, bei eingebetteter ZUGFeRD-XML mit automatischer Datenübernahme, und einem Projekt oder einer Kostenstelle zuordnen. Für die Barkasse steht zusätzlich ein digitales Kassenbuch bereit: Einnahmen und Ausgaben werden als Bruttobetrag erfasst, die enthaltene MwSt. sowie der Kassenbestand nach jeder einzelnen Buchung werden automatisch berechnet, Korrekturen erfolgen über eine Storno-Funktion statt nachträglicher Änderung, und zu jeder Buchung lässt sich ein fotografierter oder gescannter Original-Beleg hinterlegen. Betrieben wird die Anwendung wahlweise als zentrale Installation im eigenen Netzwerk oder gehostet auf eigenen Web-Servern; mehrere Arbeitsplätze greifen gleichzeitig per Browser darauf zu.
Leistungsumfang
E-Rechnung nach ZUGFeRD/Factur-X
Jede Rechnung entsteht gleichzeitig als PDF, als strukturierte XML und als Hybrid-PDF mit eingebetteter XML — versandfertig im Profil EN 16931.
Sechs Belegarten aus einem Guss
Rechnung, Angebot, Lieferschein, Auftragsbestätigung, Honorarvereinbarung und Zahlungsplan teilen sich dieselbe Bedienung, Positionstabelle und Kundenauswahl — jede Belegart mit eigener Liste, eigenem Nummernkreis und passendem PDF-Layout.
Belege ineinander umwandeln
Aus einem Angebot wird mit einem Klick ein Auftrag, aus dem Auftrag ein Lieferschein oder eine Rechnung — Kunde und Positionen werden dabei automatisch übernommen, der Ursprungsbeleg bleibt unverändert erhalten.
Direkter E-Mail-Versand
Jeder Beleg lässt sich ohne Umweg über das eigene Mailprogramm direkt aus der Liste heraus per E-Mail versenden — mit vorausgefülltem Anschreiben und der passenden PDF im Anhang. Der Versand wird pro Beleg vermerkt.
Status- und Mahnwesen
Farbige Status-Badges je Belegart, bei Rechnungen inklusive Fälligkeit und 1.–3. Mahnstufe. Der Wechsel in eine Mahnstufe erzeugt automatisch die passende Mahnung als PDF (inkl. Zahlungs-QR-Code) im Rechnungsordner. Eine Stornierung erzeugt automatisch die passende Stornorechnung (rot hervorgehoben, mit dem Hinweistext „Storno“ statt eines Status) und kennzeichnet den Originalbeleg — noch offene Rechnungen tragen bis zur Freigabe ein deutliches „Vorabauszug“-Wasserzeichen.
Zahlungsüberwachung
Wechselt eine Rechnung auf „Vollständig bezahlt“, verbucht die Anwendung automatisch den vollen Betrag mit heutigem Datum; bei „Teilweise bezahlt“ fragt ein Dialog Betrag und Zahlungsdatum ab. Eine eigene, absteigend sortierte Liste zeigt alle Zahlungseingänge, direkt bearbeitbar oder manuell nachtragbar. Die Rechnungsliste selbst zeigt die Forderungen, die bereits geleisteten Zahlungen und den daraus resultierenden offenen Betrag je Rechnung an.
Papierkorb statt sofortigem Löschen
Gelöschte Belege verschwinden nicht sofort, sondern landen gesammelt im Papierkorb — mit einem Klick wiederherstellbar oder bei Bedarf endgültig entfernbar. Schützt vor versehentlichem Datenverlust. Der Papierkorb deckt alle sechs Belegarten ab, inklusive Honorarvereinbarung und Zahlungsplan — mit gemeinsamer Wiederherstellung oder einem Klick zum vollständigen Leeren über alle Belegarten hinweg. Der Zugriff erfolgt platzsparend über ein eigenes Papierkorb-Symbol oben links in der Navigationsleiste statt über einen Menüpunkt.
Projektzuweisung & Kundennummer
Jeder Beleg lässt sich frei einem Projekt zuordnen — erscheint auf der PDF direkt hinter dem Betreff in eckigen Klammern. Ist beim Kunden eine Kundennummer hinterlegt, erscheint sie automatisch im Kopf der PDF, ohne Kundennummer bleibt die Zeile unauffällig weg.
Positionen frei verwalten
Toolbar mit Neu, Kopieren, Ausschneiden, Einfügen, Löschen und Verschieben; mehrzeilige Bezeichnung, Einheiten-Auswahl aus einer editierbaren Liste und ein eigener Steuersatz je Position — auch gemischte Steuersätze werden in Summe und XML korrekt aufgeteilt.
Zahlung per QR-Code
Ein EPC-QR-Code (GiroCode) wird automatisch auf der Rechnung platziert — der Kunde scannt und die Überweisung ist in der Banking-App vorausgefüllt.
Firmendaten an einer Stelle
Anschrift, Steuerdaten, Bankverbindung, Geschäftsführer und Logo werden direkt in der Oberfläche gepflegt und wirken sofort auf jede neue Rechnung — ganz ohne Neustart der Anwendung.
Frei konfigurierbare Startseite
Die Startseite bettet eine frei wählbare Webadresse ein, mit der normalen App-Navigation weiterhin sichtbar — z. B. die eigene Firmenwebseite oder ein internes Portal, inklusive Prüfung, ob eine Adresse sich einbetten lässt.
Automatisiertes Server-Backup
Quell- und Backup-Verzeichnis werden komfortabel per Verzeichnis-Browser direkt auf dem Server ausgewählt. Ist die Sicherung aktiviert, verpackt die Anwendung täglich um Mitternacht das komplette Datenverzeichnis automatisch als ZIP-Archiv — inklusive Testschalter, um die Konfiguration sofort zu prüfen.
Übersichtliches Archiv je Belegart
Alle Belege nach Jahr gruppiert, mit Zwischen- und Gesamtsumme, Volltextsuche und Filtern. Bestehende Belege lassen sich bearbeiten oder per Kopieren/Einfügen als Basis für ähnliche, wiederkehrende Vorgänge nutzen.
Lokal oder gehostet — für mehrere Arbeitsplätze
Wahlweise als zentrale Installation im lokalen Netzwerk oder gehostet auf unseren Web-Servern — mehrere Arbeitsplätze greifen gleichzeitig per Browser zu, ganz ohne separate Installation je Rechner. So ist die Anwendung auch ortsunabhängig und ohne eigene Server-Infrastruktur nutzbar.
Honorarvereinbarung nach HOAI-Muster
Aus anrechenbaren Baukosten und Honorarsatz (%) ergibt sich die Honorarsumme, verteilt auf einzelne Leistungsphasen. Jede Phase lässt sich einzeln als „abgerechnet“ markieren und erzeugt auf Wunsch automatisch eine eigene Rechnung mit Kunde, Projektzuordnung und Nettosumme aus der Honorarvereinbarung.
Zahlungsplan mit automatischer Abrechnung
Eine feste Auftragssumme wird auf einzelne Zahlungstermine nach Prozentanteil verteilt. Wie bei der Honorarvereinbarung lässt sich jeder Termin einzeln als „abgerechnet“ markieren und auf Wunsch automatisch in eine Rechnung überführen.
Leistungsverzeichnis mit Preiskalkulation
Zentraler Katalog für Artikel, Geräte, Lohn- und Fremdleistungen. Der Verkaufspreis wird automatisch aus Einkaufspreis, sonstigen Kosten und Aufschlag berechnet; eine eigene Kalkulationstabelle macht die Zusammensetzung des Einkaufspreises nachvollziehbar. Einträge lassen sich direkt als Position in Angebote, Aufträge, Lieferscheine und Rechnungen übernehmen.
GAEB-XML-Import & -Export für Angebote und Projektkalkulation
Leistungsverzeichnisse (BoQ) aus GAEB-DA-XML-Dateien der gängigen Formate und Versionen lassen sich direkt in ein neues Angebot importieren — Menge, Einheit und Bezeichnung werden übernommen, die eigene Preiskalkulation erfolgt anschließend gewohnt in der Positionstabelle. Die kalkulierte Angebotsabgabe lässt sich anschließend wieder als GAEB-XML (X84) exportieren, unter Beibehaltung der Original-Struktur und -Positions-IDs. Derselbe Import/Export steht auch in der internen Projektkalkulation zur Verfügung (siehe Projektverwaltung) — dort zusätzlich mit getrennter Einkaufs-/Verkaufspreis-Spalte samt automatischer Margenberechnung.
Aufmaßberechnung je Position
Formelbasierte Mengenermittlung direkt an der Position — Grundrechenarten und Klammern, ausgewertet über einen eigenen, sicheren Formel-Parser. Auf Wunsch erscheint am Ende des Belegs eine PDF-Anlage mit allen Aufmaßberechnungen, sofern tatsächlich welche erfasst wurden.
Claude-Assistent auf der Startseite
Ein KI-gestütztes Eingabefeld beantwortet direkt auf der Startseite schnelle Fragen zur Bedienung der Anwendung — zustandslos und ohne Zugriff auf die eigenen Belegdaten.
Eingangsrechnungen erfassen und zuordnen
Erhaltene Lieferantenrechnungen als PDF hochladen — bei einer eingebetteten ZUGFeRD-/Factur-X-XML werden Rechnungssteller, Beträge und Rechnungsnummer automatisch erkannt und vorausgefüllt, andernfalls (eingescannte oder sonstige PDF-Rechnungen) von Hand erfasst. Jede Eingangsrechnung lässt sich einem Projekt oder einer Kostenstelle zuordnen, durchläuft die Status „Neu“, „In Bearbeitung“ und „Bezahlt“ und liefert für die Überweisung an den Lieferanten denselben scanbaren EPC-QR-Code wie bei den eigenen Ausgangsrechnungen. Zugeordnete Beträge fließen automatisch in die Kostenübersicht des jeweiligen Projekts ein.
Ansprechpartner je Kontakt — mit Foto und Standardkontakt
Zu jedem Kontakt beliebig viele Ansprechpartner mit Anrede, Titel, Funktion, Geburtsdatum und Passfoto (per Drag&Drop oder Dateiauswahl) erfassen. Einer davon lässt sich als Standardansprechpartner markieren — er wird in der Liste hervorgehoben und dient als Grundlage für die automatische Anrede in erzeugten Dokumenten (siehe unten).
Automatische, personalisierte Anrede
Rechnungen, Angebote, Aufträge, Lieferscheine und Mahnungen beginnen ihren Brieftext automatisch mit einer passenden Anrede-Zeile — „Sehr geehrter Herr Laubert,“ beim hinterlegten Standardansprechpartner des Kunden, sonst „Sehr geehrte Damen und Herren,“. Wird bei jeder Dokumenterzeugung neu ermittelt, ganz ohne zusätzlichen Erfassungsschritt.
Geburtstags-Erinnerung auf der Startseite
Hat ein Ansprechpartner heute oder in den nächsten sieben Tagen Geburtstag, erscheint auf der Startseite eine kurze, dezente Übersicht mit Name, zugehörigem Kontakt und erreichtem Alter — sichtbar für jede angemeldete Person, sobald sie die Anwendung öffnet.
E-Mail-Protokoll
Jeder erfolgreiche E-Mail-Versand eines Belegs wird automatisch protokolliert — wer wann welche E-Mail zu welchem Beleg erhalten hat, mit Verlinkung auf Kontaktdaten und Beleg. Über die neue Navigationsrubrik „Auswertungen“ jederzeit durchsuch- und nach Belegart filterbar abrufbar.
Kassenbuch mit Brutto-Erfassung und laufendem Saldo
Eine fortlaufende Kassenbuch-Tabelle für Bareinnahmen und -ausgaben — anders als bei den übrigen Belegen ein einziges Formular statt Liste und separatem Bearbeiten-Dialog. Beträge werden als tatsächlich erhaltener bzw. gezahlter Bruttobetrag eingetragen; die enthaltene MwSt. sowie der Kassenbestand nach jeder einzelnen Buchung werden automatisch berechnet und dauerhaft in einer Fußleiste angezeigt. Korrekturen erfolgen über eine eigene Storno-Funktion (vertauscht Einnahme und Ausgabe, vergibt automatisch eine neue Beleg-Nr. mit Endziffer „-1“) statt nachträglicher Änderung der Originalbuchung — ein Export als PDF für einen frei wählbaren Zeitraum steht ebenfalls bereit.
Originalbelege zu Kassenbuch-Buchungen zuordnen
Zu jeder Kassenbuch-Buchung lässt sich ein Foto oder Scan des Papierbelegs hochladen (PDF, JPG oder PNG) — auf dem Smartphone öffnet sich dafür direkt die Kamera. Zugeordnete Belege lassen sich jederzeit ansehen, ergänzen oder wieder löschen.
Verschlüsselter Passwort-Tresor
Ein eigener, per Masterpasswort gesicherter Tresor für Zugangsdaten, Bankverbindungen und Notizen — wahlweise privat oder mit dem gesamten Team geteilt. Der aus dem Masterpasswort abgeleitete Schlüssel liegt ausschließlich im Server-Arbeitsspeicher und verfällt automatisch nach 20 Minuten Inaktivität, beim Abmelden oder einem Neustart.
Rollenbasierte Benutzerverwaltung
Frei konfigurierbare Rollen legen je Funktionsbereich fest, wer lesen, erfassen, bearbeiten oder löschen darf — von einer fest eingebauten, uneingeschränkten Administratorrolle bis zu einzeln freigeschalteten Fachrollen. Benutzerkonten lassen sich jederzeit einer Rolle zuordnen sowie sperren und entsperren.
Telefonie und E-Mail-Versand direkt aus der Kontaktliste
Hinterlegte Telefon- und Handynummern sind in der Kontaktübersicht als anklickbare Anruf-Links hinterlegt. Aus derselben Liste heraus lässt sich außerdem frei formulierte E-Mail-Korrespondenz an einen oder mehrere Kontakte verschicken — samt automatischer persönlicher Anrede des jeweiligen Ansprechpartners und Protokollierung im E-Mail-Protokoll. Ein Klick auf das "+"-Symbol neben einem Kontakt blendet dessen Ansprechpartner direkt in der Liste ein (inkl. Foto, Funktion, Kontaktdaten) — ohne den Bearbeiten-Dialog öffnen zu müssen.
Änderungsprotokoll bei Rechnungs-Rücksetzung
Wird eine bereits finalisierte Rechnung nachträglich wieder in den Entwurfsstatus zurückgesetzt, hält ein unveränderliches Protokoll automatisch fest, wann und von wem — inklusive Downloadlink auf den zu diesem Zeitpunkt archivierten Originalbeleg (PDF/XML).
Ansprechpartner-Auswahl je Beleg
Beim Erfassen einer Rechnung, eines Angebots, eines Auftrags oder eines Lieferscheins lässt sich neben der Kundenauswahl gezielt ein bestimmter Ansprechpartner dieses Kunden festlegen — die im Dokument erscheinende persönliche Anrede richtet sich dann nach genau dieser Person, unabhängig vom sonst hinterlegten Standardansprechpartner. Die Auswahl wird mit dem jeweiligen Beleg gespeichert.
Rechtssichere, gestaltete E-Mails
Jede über die Anwendung verschickte E-Mail erhält automatisch eine Signatur mit den gesetzlichen Pflichtangaben für Geschäftsbriefe (Firma, Anschrift, Geschäftsführung, Handelsregister, USt-IdNr.) sowie eine optisch gestaltete HTML-Darstellung mit dem hinterlegten Firmenlogo im Kopf — inkl. automatischem Rückfall auf eine reine Textversion für E-Mail-Programme ohne HTML-Unterstützung.
Ausfüllbarer Arbeitszettel
Zu jedem Auftrag lässt sich ein eigenständiges, echtes PDF-Formular für die Baustelle erzeugen — mit Feld für den verantwortlichen Mitarbeiter, je Leistungsposition ankreuzbaren Kontrollkästchen "ausgeführt Ja/Nein" samt Feld für die tatsächliche Maßnahme, sowie einem freien Feld für zusätzliche Arbeiten. Die Formularfelder bleiben auch nach dem Herunterladen in jedem gängigen PDF-Programm ausfüllbar — ideal zum Ausdrucken oder direkten Ausfüllen auf einem Tablet vor Ort.
Integrierter Firmenkalender
Ein vollwertiger Kalender (Monats-, Wochen-, Tages- und Listenansicht, Drag&Drop) für frei anlegbare Termine — mit Kategorien, wiederkehrenden Terminen (täglich/wöchentlich/monatlich) sowie wahlweise team-weiter oder rein privater Sichtbarkeit je Termin. Zusätzlich blendet der Kalender auf Wunsch automatisch bereits vorhandene Termine aus anderen Bereichen ein — Liefertermine, Angebots-Gültigkeit und Zahlungsplan-Fälligkeiten — ohne dass diese doppelt gepflegt werden müssten.
Technische Daten
- Plattform
- ASP.NET Core (.NET 8), lauffähig unter Windows
- Belegarten
- Rechnung, Angebot, Lieferschein, Auftragsbestätigung, Honorarvereinbarung, Zahlungsplan
- Leistungsverzeichnis
- Zentraler Stammdaten-Katalog für Artikel, Geräte, Lohn- und Fremdleistungen mit automatischer Verkaufspreis-Kalkulation
- GAEB-Im-/Export
- GAEB DA XML, Formate X31/X81–X86, Version 2.0–3.3 (Import in Angebote und Projektkalkulation, Export als X84-Angebotsabgabe)
- Projektkalkulation
- Interne Grobkalkulation je Projekt mit getrennter EK-/VK-Preisspalte und automatischer Margenberechnung
- Passwort-Tresor
- AES-verschlüsselt, Masterpasswort-geschützt, privat oder team-geteilt, automatische Sperre nach 20 Minuten
- Benutzer & Rollen
- Frei konfigurierbare Rollen mit Rechte-Matrix je Funktionsbereich, beliebig viele Benutzerkonten
- Aufmaß
- Formelbasierte Mengenermittlung je Position, optionale PDF-Anlage
- KI-Assistent
- Optionales, zustandsloses Eingabefeld auf der Startseite (Anthropic Claude, eigener API-Schlüssel erforderlich)
- Kalender
- Monats-/Wochen-/Tages-/Listenansicht mit Drag&Drop, wiederkehrenden Terminen, team-weiter oder privater Sichtbarkeit, automatischer Einblendung vorhandener Liefertermine/Fälligkeiten
- Arbeitszettel
- Ausfüllbares PDF-Formular je Auftrag für die Baustelle (Ausführungs-Kontrollkästchen je Position, freie Notizfelder)
- Eingangsrechnungen
- PDF-Erfassung mit automatischer Datenübernahme bei eingebetteter ZUGFeRD-/Factur-X-XML, Zuordnung zu Projekt/Kostenstelle, Status Neu/In Bearbeitung/Bezahlt
- Kassenbuch
- Fortlaufende Erfassung als Bruttobetrag, automatische MwSt.- und Kassenbestandsberechnung je Buchung, Storno-Funktion, PDF-Export für Zeitraum, Original-Belegzuordnung per Foto/Scan
- Betriebsart
- Lokale Installation im eigenen Netzwerk oder gehostet auf eigenen Web-Servern, Zugriff per Browser
- Datenhaltung
- Dateibasiert, kein separater Datenbankserver erforderlich
- Rechnungsstandard
- ZUGFeRD 2.x / Factur-X, Profil EN 16931
- Ausgabeformate
- PDF, XML (UN/CEFACT CII bei Rechnungen), Hybrid-PDF
- E-Mail-Versand
- Direkt aus der Anwendung per SMTP, PDF-Anhang automatisch beigefügt, mit rechtssicherer Pflichtangaben-Signatur und gestalteter HTML-Darstellung inkl. Firmenlogo
- Zahlungsüberwachung
- Automatische/manuelle Zahlungsverbuchung, offener Betrag je Rechnung
- Datensicherheit
- Papierkorb mit Wiederherstellen statt sofortigem Löschen
- Backup
- Serverseitig, automatisiert, täglich als ZIP-Archiv, inkl. Testschalter
- Startseite
- Frei konfigurierbare, eingebettete Webadresse (z. B. eigene Firmenwebseite)
- Seitenformat
- DIN A4
- Zahlungshinweis
- EPC-QR-Code (GiroCode) bei hinterlegter Bankverbindung
- Voraussetzung
- ASP.NET Core Runtime 8, aktueller Browser (Chrome, Edge, Firefox)